# Eplesu Tiwb Gwresogi -Manyleb Rheolaeth Ganolog Archif a Diogelwch Data Archif Cyrydiad ## Rhagair Mae'r fanyleb hon yn cefnogi'r system dogfennau gwrth-cyrydiad cyflawn sy'n cwmpasu Doc.33 i Doc.106. Mae'n sefydlu rheolau rheoli unedig ar gyfer ffeilio canolog, storio dosbarthiad, rheoli awdurdod mynediad, gwneud copi wrth gefn o ddata, diogelu cyfrinachedd a gwaredu ffeiliau sydd wedi dod i ben o'r holl archifau papur gwrth-cyrydu a data electronig. Mae'n osgoi risgiau megis colli ffeiliau, ymyrryd heb awdurdod, gollyngiadau data cynhyrchu cyfrinachol a chofnodion a daflwyd yn afreolus, ac mae'n sicrhau cyfanrwydd, diogelwch ac olrheinedd yr holl ddeunyddiau rheoli gwrth-cyrydu. Mae'r holl archifau gwrth-cyrydiad wedi'u rhannu'n bedair gradd gyfrinachol ar gyfer rheolaeth awdurdod gwahaniaethol. Mae ffeiliau cyhoeddus cyffredinol yn cynnwys SOPs gweithrediadau safonol, nwyddau cwrs hyfforddiant cyhoeddus a deunyddiau cyfnewid gweithdai, sy'n hygyrch i bawb ar-staff y safle sydd ag awdurdod gwaith sylfaenol. Mae archifau gweithio mewnol yn cynnwys cyfriflyfrau patrol dyddiol, cofnodion cynnal a chadw, adroddiadau ystadegol misol a dogfennau archwilio arferol, sydd ar gael i bersonél cynhyrchu, cynnal a chadw a rheoli gweithdai yn unig. Mae archifau cyfrinachol yn cynnwys data dadansoddi costau, trawsnewid offer, deunyddiau atebolrwydd diffygion ac adroddiadau archwilio trydydd parti, sydd angen cymeradwyaeth gan oruchwylwyr offer ffatri cyn eu gweld. Mae'r archifau cyfrinachol uchaf yn cynnwys adroddiadau derbyn system llawn, lluniadau dylunio gwrth-cyrydu llinell gynhyrchu newydd a chynlluniau optimeiddio craidd hirdymor, wedi'u cyfyngu i uwch reolwyr ffatri a pheirianwyr technegol dynodedig. Mae'r adran rheoli offer wedi'i dynodi'n adran rheoli archif ganolog unedig. Mae ffeiliau papur yn cael eu storio mewn cabinetau ffeilio gwrth-leithder, gwrth-dân a llwch arbennig, wedi'u dosbarthu yn ôl rhif dogfen gyfresol, blwyddyn a gweithdy, gyda chatalogau mynegai clir wedi'u gludo y tu allan i bob cabinet. Mae data gwrth-cyrydiad electronig yn cael eu storio yn y gweinydd cwmwl wedi'i amgryptio pwrpasol yn y ffatri, wedi'i adeiladu gyda ffolderi ffeil annibynnol sy'n cyfateb i bob manyleb gyfresol, ac wedi'u henwi mewn fformat safonol unedig ar gyfer adalw cyflym. Bydd yr holl archifau ffisegol ac electronig yn cael eu cyfrif a'u gwirio'n chwarterol i ategu dogfennau coll a diweddaru ffeiliau electronig sydd wedi'u difrodi mewn modd amserol. Mae gweithdrefnau mynediad a benthyca caeth yn cael eu llunio. Er mwyn gweld archifau papur dros dro ar-safle, bydd staff yn cofrestru gwybodaeth bersonol, pwrpas gwylio a rhifau cyfresol ffeiliau heb fynd â ffeiliau allan o'r ystafell archifau. Ar gyfer benthyca archifau oddi ar-safle, rhaid cyflwyno ffurflen gais fenthyca ffurfiol gyda llofnod goruchwyliwr yr adran, ac ni fydd y cyfnod benthyca yn fwy na saith diwrnod gwaith; mae benthycwyr hwyr yn cael eu gwahardd rhag gwneud cais am fenthyca archif eto cyn dychwelyd yr holl ddeunyddiau. Dim ond trwy gyfrifon gwaith personol unigryw y gellir mewngofnodi archifau electronig, ac mae'r system yn cofnodi'n awtomatig yr holl olion gwylio, lawrlwytho ac argraffu ar gyfer olrhain parhaol, gan wahardd copi heb awdurdod a throsglwyddo data cyfrinachol trwy ddyfeisiau storio symudol. Gweithredir mecanweithiau wrth gefn deuol i atal colli data. Mae data gwrth-cyrydiad electronig yn cwblhau copi wrth gefn awtomatig o'r cwmwl bob dydd a chopi wrth gefn disg caled all-lein wythnosol; gosodir dwy set o gyfryngau storio wrth gefn mewn ardaloedd atal tân ar wahân. Mae archifau allwedd papur yn cael eu sganio i fersiynau electronig i'w cadw ar yr un pryd. Pan fydd ffeiliau’n cyrraedd y terfyn amser cadw o dair blynedd, mae’r tîm archifau yn trefnu cofnodion sydd wedi dod i ben, yn cyflwyno cais gwaredu unedig i’r adran offer, ac yn rhwygo ffeiliau papur annilys yn unffurf ac yn dileu copïau electronig diangen yn barhaol ar ôl eu cymeradwyo, gyda chofnodion gwaredu cyflawn yn cael eu cadw. Mae'r holl gatalogau mynegai archif, ffurflenni cofrestru benthyciadau, logiau wrth gefn, cofnodion rhestr eiddo chwarterol a dogfennau gwaredu ffeiliau sydd wedi dod i ben yn cael eu cadw'n annibynnol. Mae'r fanyleb hon yn adeiladu system rheoli diogelwch proses lawn sy'n cwmpasu casglu archifau, storio, mynediad a gwaredu, yn diogelu sylfaen data system rheoli dolen gyfan gwrth-cyrydu tiwb gwresogi, ac yn darparu cefnogaeth ffeil gyflawn, diogel a chredadwy ar gyfer gweithrediad dyddiol, archwilio archwilio ac optimeiddio systemau tymor hir.
